マンション管理組合は、通常、日頃のマンションの管理は、管理会社に任せているのが一般的です。実際に、マンションの管理は、管理会社にまかせっきりになって、どんな業務を管理会社に任せているのか？理解できていない管理組合の理事は多いのではないかと思います。
ここでは、一般的な範囲で、
- マンションの管理を、管理会社に委託する業務、仕事とは、どのようなモノがあるのか？
- 管理組合が、管理会社の仕事をチェックするのは、どうしたらいいのか？
といった２点について、まとめて紹介します。
管理会社に委託する業務・仕事を理解するのが重要!?
マンション管理組合の理事になったら、管理会社に委託している業務、仕事の内容を理解しておく必要があります。管理会社に任せている業務の内容を理解できていないと、「マンションの管理ができていない！」と管理会社に苦情を言ったが、それは契約した業務には含まれていなかった。ということもありえます。
このようなことが続くと、管理会社と管理組合の雰囲気が悪くなり、良好な関係が保てなくなります。そのため、まずは、どの業務を管理会社に任せているか？契約書や規約をチェックしておく必要があります。
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管理組合に委託する業務・仕事には、どんなモノがるのか？
マンションの管理を管理会社に委託する場合は、業務の全部、または、一部を管理会社に代行してもらうことになります。下記では、一般的な事例を紹介しますが、実際に、あなたのマンションが、どのような業務を管理会社に委託しているかは、契約書などで確認する必要があります。
管理組合に委託する業務、仕事を大きく分類すると
- 事務管理業務
- 管理員（管理人）業務
- 清掃業務
- 建物・設備管理業務
といった業務に分けることができます。
事務管理業務
マンションの事務管理業務としての基本的な、基幹業務としては、
- 管理組合の会計、出納
- マンションの維持、修繕に関する企画
- マンションの維持、修繕に関する実施
- マンションの維持、修繕に関する調整
といった業務を管理会社に代行してもらうことになります。
※上記の基幹業務は、下請け会社などに一括して再委託は禁止されています。
上記以外にも
- 理事会や総会の支援
- 各種保守点検の手配、サポート
- 重要書類の保管
なども、その他の事務に含まれます。
管理員（管理人）業務
管理員（管理人）業務は、マンション内に勤務して、マンションの管理を行う仕事です。管理人が行う業務の内容については、「マンションの管理人(管理員)に「苦情」を言う前に、知っておきたい、管理人の業務内容…」のページで、具体的な、管理人の業務内容について理解できます。
清掃業務
清掃業務には、「日常清掃」と「特別清掃」の２つがあります。
「日常清掃」とは？
掃き掃除、拭き掃除、ゴミの処理など、管理人（管理員）が行う日常的に行う掃除を、「日常清掃」と言います。
「特別清掃」とは？
マンションの外壁の掃除など、専門の業者が必要な清掃は、「特別清掃」と言います。
建物・設備管理業務
建物・設備管理業務とは、
- マンションの建物
- マンションに付随する施設
- 電気設備
- エレベーター
- 給水設備
などの保守点検の作業になります。この保守点検には、モノによっては、資格を持った専門家が、定期的に保守点検をすることが義務付けられているモノもあります。
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管理会社に委託する業務・仕事は選べる
マンション管理組合と管理会社の間で、どのような契約をするかによって、管理会社に委託する業務の種類は変わってきます。マンションの管理は、自分たちで、できるだけやりたくない管理組合は、全部の業務を委託することになります。
また、できるだけ、毎月の管理費を下げたい場合や、修繕積立金が十分に貯まっていない、経済的に厳しい管理組合の場合は、一部の業務を管理会社に委託して、費用を抑えるケースもあります。
管理会社の仕事内容をチェックするのも大切！
マンションの管理をスムーズに行うためには、管理組合と管理会社の信頼関係が大切です。信頼関係と言っても、管理会社を信頼して任せきりにしていればいいと言う訳ではありません。
マンションの住民である区分所有者が、毎月支払っている管理費に見合った仕事を、管理会社にしてもらおうと思った場合には、常日頃から、管理会社の仕事内容を、管理組合やマンションの住民がチェックしておくのが大切です。
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常日頃のチェックが、管理会社の仕事の質を高める
常日頃から、マンションの管理がキチンと出来ているか？管理組合やマンションの住民がチェックしておくことで、管理組合が、マンションの管理業務に積極的にかかわる姿勢を見せることができます。
管理組合が積極的に管理業務を行うことで、自然と、管理会社も、管理組合の目が気になり、仕事に対する良い緊張感が持てる事で、キメ細かいサービス、質の高いサービスを維持することができるようになります。
管理会社って、どうチェックするのか？
管理会社の仕事ぶりというのは、基本的に、「管理人（管理員）」や「営業担当者」の、普段の仕事への取り組みなどから判断することになります。
何を基準にチェックするのか？
管理会社をチェックする時には、確認しておく必要があるのが、
- 契約書
- 管理業務仕様書
といった書類です。
これらにシッカリと目を通しておくことで、管理会社に委託している業務内容を正しく理解するのが基本で、理解できたうえで、仕事をキチンとしているか？どうかを確認することができます。
仕様書をチェックすると分かりやすい♪
清掃や点検業務などは、「場所」「方法」「頻度」などは、具体的に決められているので「仕様書」などと見比べるとチェックしやすいです。
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仕様書の例
仕様書とは何か？といった人の為に、具体的な例を下記に記します。
| 清掃対象の場所 | 作業内容 | 頻度 | |
|---|---|---|---|
| 1 | 建物の周囲 | 巡回、拭き掃除 | 毎日 |
| 2 | 駐車場、駐輪場 | 巡回 | 毎日 |
| 3 | ゴミ置き場 | ゴミの整理、仕分け | 毎日 |
| 4 | 床の水洗い、拭き掃除 | 毎日 | |
| 5 | 集積場へのゴミ出し | 随時 | |
| 6 | 植え込み | 水まき | 毎日 |
| 7 | 除草 | 随時 | |
| 8 | エントランス | 床の拭き掃除、モップかけ | 毎日 |
| 9 | 灰皿、ゴミ箱のゴミ捨て | 毎日 | |
| 10 | 扉とガラスの拭き掃除 | 毎日 | |
| 11 | 廊下 | 巡回 | 毎日 |
| 12 | モップかけ | 随時 | |
| 13 | 階段 | 巡回 | 毎日 |
| 14 | モップかけ | 随時 | |
| 15 | 手すりの水拭き | 毎日 | |
| 16 | 外階段 | 掃き掃除 | 週に１回 |
| 17 | モップかけ | 適時 | |
| 18 | エレベーター | 壁面のちり払い | 毎日 |
| 19 | 壁と扉の拭き掃除 | 毎日 | |
| 20 | 床の拭き掃除、モップかけ | 毎日 | |
| 21 | 集会場 | 扉、窓の拭き掃除 | 適時 |
| 22 | 灰皿、ゴミ箱のゴミ捨て | 適時 | |
| 23 | 床のモップかけ | 適時 | |
| 24 | 管理人の事務所 | 扉、窓の拭き掃除 | 適時 |
| 25 | 灰皿、ゴミ箱のゴミ捨て | 適時 | |
| 26 | 床のモップかけ | 適時 | |
| 27 | 受付、ガラス面の拭き掃除 | 毎日 |
仕様書は、具体的に書くのが重要
上記の仕様書の例を見ると分かりますが、業務内容（作業内容）や頻度は、できるだけ具体的に記載しておくのがオススメです。あいまいにしていると、それが、後でトラブルになる原因にもなります。
具体的に明記されている方が、実践する管理人（管理員）の人も、分かりやすいので、作業がしやすいと思います。
仕様書の書式は様々
ただし、仕様書の書式には決まりはありません。その為、見にくいケースもあると思います。
仕様書を見る時の意識したい点
管理組合と管理会社は、必ずしも利害が一致する関係ではありません。その為、委託内容の記載が、あいまいになっているケースがあり、そこがトラブルの元になることがあります。
もしも、仕様書の内容が分かりにくい、問題だと感じることがあった場合は、理事会に改善や見直しを提案すると良いです。
あなたが管理会社の営業担当者、管理人（管理員）に、問題点を直接言っても、相手にされない可能性があるので、管理組合の理事会で、問題点を議題として提案し、管理組合から管理会社に話してもらう方がスムーズに、物事が解決できます。
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あなたが、管理会社の人になった気分になると理解しやすい!?
あなたが管理会社の営業担当者、管理人（管理員）であるとイメージした場合、管理組合が、完全に、業務を管理会社に任せて、興味を示していない場合、１年、２年、３年・・・と時間が経過すると、どうしても気の緩みが出てきて、手を抜きやすい環境ができてしまいます。
これとは逆に、管理組合が、キチンと自分たちえもマンションの管理に意識を配り、問題点があれば管理人（管理員）や営業担当者に言ってくる場合は、いつも程よい緊張感があり、自然と、キメ細かいサービスを継続することができるようになります。
もちろん、管理会社の営業担当者や管理人（管理員）は、初めから手を抜きたいとは思っていないでしょう。しかし、日々、同じ業務をしていて、何も問題が無ければ、ついつい、手を抜きたくなる、または、１００％やっていた仕事が、９０％、８０％と質が低くなるのは、よくあることだと思います。
このようにならないために、マンションの管理に関しては、マンション管理組合が、積極的に取り組み、管理会社と程よい緊張感が持てるうえでの、良き信頼関係が大切になると思います。
まとめ
優秀な管理会社に、マンションの管理をまかせると、管理組合も楽ができていいです。しかし、１年、２年、３年、４年・・・１０年・・・と長い年月が経過すると、最初の気持ちが無くなるのが人間です。
この為、より良いマンションの管理を目指す場合は、管理組合が主導となって、管理会社の気が緩まないように気を付ける必要があります。
より良いマンションの管理ができると、それは、マンションという不動産の価値を下げずに、維持するためにも大切なポイントです。
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