マンション管理組合が、マンションを管理するために大切なパートナーになるのがマンションの管理会社です。このマンションの管理会社について、十分に理解できていない人が、意外と多いようです。
ここでは、マンション管理組合の役員や理事になった人が、管理会社と接する時に、認識の違いで、思わぬトラブルが起こらないように、「管理会社とは？」.とのような会社なのか？を紹介します。
マンション管理会社とは？
マンション管理会社は、マンション管理組合にかわって、マンションンの維持管理の管理業務を代行してくれる会社です。
[ads1]
管理業務とは、どのような内容なのか？
実際に、マンション管理会社が行う管理業務とは、
- 日常の清掃・修繕などの建物、設備の保守
- 管理費の会計
- 予算案や長期修繕計画の作成
- ガス漏れ、火災などの事故の緊急対応
- 空き巣などの事件の非常事態時の対応
などで、仕事量はかなり多くなります。
管理会社を使うのが一般的!?
マンションの清掃ぐらいなら管理組合でもできますが、建物や設備の保守や点検など、専門的な知識や技術が必要なモノもあるので、管理組合だけで、全て自主管理をするのは難しいので、管理業務の全部、または、一部を管理会社に委託することが多いです。
管理会社がやる業務は契約で決まる!?
管理会社が具体的に行う業務内容は、管理組合との契約で決まります。管理組合が、何を管理会社に委託するのか？契約書をかわし、その内容に基づいた業務を行います。
管理会社には、２つの系列、種類がある!?
管理会社には、大きく分類すると
- マンションの売り主の系列の「デベロッパー系」
- 系列に属さない「独立系」
といった２つに分類することができます。基本的に、どちらも業務内容は同じです。
「デベロッパー系」の特徴とは？
デベロッパー系の管理会社は、マンションのデベロッパー系が親会社なので、親会社との情報のやり取りが密にできるので、マンションの構造上のトラブルなどの対応に強いと言われています。
「独立系」の特徴とは？
独立系の管理会社の特徴は、価格やサービス内容に柔軟性があるといった特徴があります。
[ads2]
管理会社が、管理組合の利益を守る法律がある!?
管理会社は、マンション管理のプロです。これに対して、マンション管理組合は、素人の集まりです。この為、管理会社の仕事は、「マンションの管理の適正化の推進に関する法律」によって、様々な規制を受けることになります。
「マンションの管理の適正化の推進に関する法律」とは？
マンションの管理の適正化の推進に関する法律とは、専門知識を持っていない管理組合が、管理会社との契約時に不利益をこうむらないように作られてものです。「契約時のルール」や「財務管理の方法」などが具体的に定めされています。
管理会社の業務規定の例とは？
管理会社の業務規定として、管理会社には色々な決まりごとがあります。具体的な決まりごととしては、
- 国土交通省への登録
- 管理業務主任者の設置
- 管理事務の報告
- 管理組合名義での財産管理
- 重要事項の説明
- 秘密保持
などの決まりごとがあります。
国土交通省への登録
管理会社は、全てが国土交通省への登録が義務付けられています。
管理業務主任者の設置
管理会社は、決められてた一定の割合で、「管理業務主任者」の資格を持つものを置く必要があります。
管理事務の報告
管理会社は、管理組合に対して定期的に、管理事務に関する報告を行う必要があります。この報告は、管理業務主任者が行うのが決まりです。
管理組合名義での財産管理
修繕積立金などの管理組合の財産は、各管理組合名義の口座で管理するのが決まりです。管理会社名義や他の管理組合の口座などで管理はしてはいけません。
重要事項の説明
管理会社と管理組合の契約時には、管理業務主任者が、重要事項の説明であったり、書類への署名、捺印をする必要があります。
秘密保持
管理会社で働く人は、管理業務を通じて知った秘密は漏らしてはいけません。
上記の通り、専門家である管理会社と契約をするため、マンション管理組合を守るために、色々な法律や決まり事があります。
[ads2]
管理組合と管理会社の関係、大切なポイントとは？
マンションの管理は、「管理会社に任せているので大丈夫!?」と、まかせっきりにしていませんか？マンションの管理は、基本的に、マンション管理組合が行うものです。管理組合が、マンションの管理の意識が低いと、どうしても管理がいい加減になり、それが管理会社にも伝わって、管理の質が低くなることもあるので注意が必要です。
管理会社と、どんな関係を意識するのが良いのか？
マンションの管理は、常に、管理組合が主導権を持って業務を進める必要があります。主導権を持って、マンションの管理を行っていると、問題意識も出てくるので、管理会社の仕事内容の良い点、悪い点なども見えてくるので、管理会社の「管理状況の現状の把握」、「今後の提案」などに納得できない場合、希望を示したうえで交渉し、業務改善を行うこともできるようになります。
その上で、納得できないことがあれば、マンションンお規約や管理会社との契約に見合う手順を踏むことで、管理会社の変更も可能になります。
管理会社の仕事の範囲を知っておく!?
管理会社が行っているマンションの管理業務は、契約時に受託した業務だけを行うものです。管理会社の管理状況に不満があったとしても、それが、契約に含まれている内容なのか？と言った点は、前もって確認しておく必要があります。
管理内容に不満があって苦情を行ったが、それは、委託した業務に含まれていない場合、管理会社との関係が悪くなることもあります。
[ads2]
理事になったら、管理規約、契約書に目を通すのは必須!?
管理会社には、管理費用を支払っているので、適切なマンションの管理を求める権利があります。とはいっても、全ての業務が、管理会社の責任であるか？というと、そうではないかもしれません。
実際に、管理会社が管理しているのは、契約時に、委託した業務だけです。その為、管理組合の理事になったら、何を管理会社に業務委託しているのか？契約書には必ず目を通して、委託内容を把握しておく必要があります。
トラブル時は、まずは、委託内容を確認しよう
もしも、トラブルが起こった場合には、いきなり管理会社に苦情を言うのはやめましょう。その前に、管理会社に、委託している業務範囲を確認し、トラブルの責任が、管理会社にあるのか？確認しておくのが大切です。
もちろん、管理会社と管理組合の認識や利害が一致しない部分もあると思います。その場合は、いかに双方が納得できるように話し合うことが大切です。その為にも、日頃から、よりよい信頼関係を築けるようにしておくのが大切です。
管理組合主導のマンション管理のメリット!?
設備の故障で修理をする時でも、管理組合主導で、「見積もりをとる」「作業の確認をする」といったことを行うことで、費用の節約や、確実な作業などにつながります。
[ads2]
信頼できる管理会社を選ぶのも大切!?
マンションの管理を任せる管理会社ですが、「適切な費用」で、「委託した業務をキチンとこなしてくれる」、信頼できる会社を選ぶのが大切です。
管理会社が信頼できるか？チェックすべき項目
信頼できる管理会社であるか？一般的に、チェックしておくと良い項目を紹介します。
法的に規制されている会社か？
- 国土交通省への登録がなされている管理会社なのか？
- ３０組合につき１人など、一定の割合で、管理業務主任者が設置されているか？
- 管理組合の財産は、各管理組合の名義の口座で管理しているか？
経営状況は問題ないか？
管理会社の財務諸表や決算書をチェックする。税理士、会計士などの専門知識がある人に確認してもらうと、より安心です。
- 管理会社の経営状況に不安な点がないか？
業務内容はどうか？
不動産管理、ビル管理ではなく、マンション管理だけをチェックします。
- 管理会社の会社全体での管理と数、年数などの実績はどうか？
業務広告の方法や内容は？
管理業務の報告が、誰から、どのような形で、どれくらいの頻度で提出されているか？問題ないか確認します。
- マンション管理の報告は、管理業務責任者が行っているか？
- 毎月、会計報告が行われているか？
- 業務報告が、定期的に行われているか？
- 業務報告の内容が具体的か？
緊急時の対応はどうか？
トラブルなど、緊急時の連絡方法を確認します。深夜や休日などは、管理人(管理員)や営業担当者は連絡が取りにくい場合に、どうするかも調べておきます。
- 何かしらのトラブルが起こった時に、スムーズに管理会社と連絡がとれるか？
- 夜間や休日などでも、連絡がとれる体制が整っているか？
スタッフの質はどうか？
管理会社の会社として信頼できるのか？と言った点と同時に、営業担当者や管理人(管理員)の質もチェックします。
- 管理会社の営業担当者や管理人(管理員)の対応は迅速か？
- 管理人(管理員)や営業担当者の態度は丁寧であるか？
[ads2]
理事全員が、自分で確認するのが大切!?
上記のような項目をチェックして、問題がない項目が多いほど、信頼度が高い管理会社だと言えます。また、もしも、現場の管理業務に不満がある場合は、現場の人を変えてもらうだけで問題が解決することもあります。
これらの基本となるのは、管理組合がいかに、主体的に、マンション管理に取り組んでいるのか？といった点が基本になります。
より良いマンション管理は、管理組合の意識の高さが大切！
管理組合が、マンションの管理に興味を持たず、管理会社に任せきりになっていると、誰も監視していない状態になるので、それが何年も続くと、管理会社の現場の人の気が緩み、どうしても、管理がずさんになる可能性が高まります。
例えば、あなたが管理会社のスタッフである場合を想像すると理解しやすいと思います。管理されていない状態が長く続くと、どうしても気が緩むものです。その為、管理組合と管理会社が良い関係を維持するためには、信頼できる安心感もありつつ、適度な緊張感も大切だと思います。
まとめ
マンション管理組合の役員や理事になったら、管理会社の人と接する機会が増えると思います。何もしらないと、単純にマンションの掃除や点検をしているだけだと思われがちですが、実際に、管理会社が行う業務は、管理組合が、何の業務を管理会社に委託しているのかによって決まっています。
管理組合の理事や役員になったら、具体的に、管理会社と、どのような契約をしているのか？確認する機会を持つことで、管理会社に何をお願いできるのか？または、管理会社が、何の業務に手を抜いているのか？チェックできるようになります。
[ads3]
マンション総合保険の「一括見積もり」をとってみました
