- マンションの決算報告とは？
- どんな書類が必要なのか？
- マンションの決算報告の特徴とは？
- どのようなスタンスで取り組めばいいのか？？
- 管理組合の予算案とは？
ここでは、新しくマンション管理組合の理事になった人に参考になる基本的な内容をまとめて紹介しています。
マンション管理組合の理事が、必ず行う必要があるのが「決算報告」です。ここでは、決算報告とは、どのようなモノで、どんな書類が必要であるのか？また、どのような考え方で作成、報告を行うと良いのか？基本的な事柄を紹介しています。
マンション管理組合の「決算報告書」とは？
まずは、マンション管理組合として知っておくべき「決算報告書」とは、どのようなモノか？決算報告には、どのような書類があるのか？を紹介します。
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年度末の総まとめを「決算報告」で行う
マンション管理組合の理事会の義務として、定期総会で、決算報告書を提出し、区分所有者に「管理費」や「修繕積立金」の収支を報告する必要があります。
決算報告の手順
マンション管理組合の決算報告の手順としては、
- 会計業務で決算書類を作成する
- 理事会で決算書の確認をする
- 監事が会計監査を行う
- 定期総会で報告する
といった感じで進められます。
会計業務は管理会社に委託するとラク
税理士や会計士の人なら、マンションの会計処理は、苦も無く出来ると思いますが、一般人が会計業務は難しいと思いますので、管理会社に会計業務を委託するとラクです。決算書類は、管理会社が作成してくれます。
理事会は、決算書の確認は必須
マンション管理組合の理事会は、決算書類は、管理会社に依頼できます。しかし、決算書類の内容については、理事長、会見担当者が中心となってチェックします。
さらに、監事が「会計監査」を行います。
定期総会で区分所有者に報告する
理事長や会計担当者などの役員、監事が、決算書類をチェックした後、マンションの定期総会で、区分所有者に分かりやすく報告します。会社の会計とは違い「分かりやすく区分所有者に報告する」のが大切です。
決算報告に必要な書類
ちなみに、マンション管理組合の決算報告に必要な書類としては、
- 収支計算書（収入明細書、経費明細書など）
- 貸借対照表
- 残金残高証明書
- 監査報告書
⇒年度内に発生した収入と支出の内容を、会計年度の収入、支出、残高を予算額と決算額を対比して掲載した書類です。
⇒年度末、現在の管理組合の資産、財政状況を記した書類です。管理費などの滞納がある場合も分かります。
⇒金融機関が発行する決算用普通預金の残高を確認できる書類です。
⇒監事が会計監査を行って、監査方法と内容の確認を報告
する書類です。
上記のような書類を定期総会に提示し、マンション管理組合で、どのようにお金を使っているのか？不正をしていないか？を報告するのが決算報告です。
決算報告をするために必要な書類の作成と報告は、マンション管理組合の理事会が行う義務です。
さらに、同時に行う必要があるのが、次年度の「予算案」を作る作業です。
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マンション管理組合の「予算案」とは？
ここからは、マンション管理組合の決算報告時に必要になる「予算案」について紹介します。
「予算案」は、決算書類に必要!?
決算書類に必要な「収支計算書」には、前年の定期総会で承認された「予算額」と「今季の決算額」を並べて記載することで、予算に対して実績がどうであったかが一目で分かるようになっています。
「予算案」の作り方とは？
マンション管理組合の理事会での「予算案」の作成は、基本的に、次年度の「年間事業計画案」を参考に予算額を、前年と同じで良いか？を理事会で検討します。
特に、支出面で、無駄はないか？を意識して、予算を減額できないか検討することになります。
支出は、安く抑えれば良い訳ではない!?
管理組合の予算は、できるだけ無駄を省くのは大切なことです。しかし、予算を減額しすぎると「マンションの管理の質の低下」や「居住者から不満が出る」といった可能性があるので注意が必要です。
マンション管理組合は、利益を出すのが目的ではない!?
マンション管理組合は、「収入-支出」の差で「利益」を出すのが目的ではありません。
管理会社に相談したり、居住者の意見を集めるなどし、管理費や修繕積立金を有効に使う予算案を作るのが基本です
まとめ
マンション管理組合の理事になったら、必ず決算報告を行う必要があります。基本的に、どのようなスタンスで、どのような書類を作って、決算報告をするのか？大まかな点はご理解いただけたかと思います。
このマンションの決算報告の収支報告や財政状況によっては、今後の「管理費」「修繕積立金」の増額、減額の検討も必要になる可能性があります。
決算報告は、管理組合にとって、非常に大切な業務になります。
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