- マンションの議事録の書き方とは？
- 注意すべきポイントとは？
- 管理会社に任せて大丈夫か？
- 失敗しないために大切なこととは？
- どんな書式で書くのか？？
マンション管理組合の理事になり、理事会や総会を開催すると議事録の作成が必要になります。どのような議事録を書けばいいのか？、何か、注意する点はあるのか？、守るべきルールがあるのか？と言った点を、ここで説明しています。
議事録には、守るべきルールがある!?
書き方の前に、まずは、マンション管理組合の理事会、総会でのルールを説明します。ルールを守らないと、罰せられることがありますので注意しましょう。
マンション管理組合のルール・決まり事とは？
まずは、マンション管理組合のルール、決まり事を紹介します。
ルールを守らないと、罰せられることがある!?
マンション管理組合の理事長が、「議事録を作成しない」「記載すべきことを議事録に載せない」「虚偽の記載をする」といったことをした場合、区分所有法によって、理事長が罰せられることがあるので注意が必要です。
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『総会』の議事録の書き方・ルール
ここでは、総会での議事録の書き方を紹介します。
議事録の作成のルールとは？
「マンション標準管理規約」の第49条（議事録の作成、保管）には、
２．議事録には、議事の経過の要領及びその結果を記載し、議長及び議長の指名する２名の総会に出席した組合員がこれに署名押印しなければならない。
３．理事長は、議事録を保管し、組合員又は利害関係人の書面による請求があったときは、議事録の閲覧をさせなければならない。この場合において、閲覧につき、相当の日時、場所等を指定することができる。
４．理事長は、所定の掲示場所に、議事録の保管場所を掲示しなければならない。
国土交通省の「マンション標準管理規約（単棟型）」
上記のような記述があります。詳しくは、ご自身のマンションの管理規約を確認しましょう。
簡単にまとめると
簡単にまとめると、総会において下記が守るべきルールになります。
- 議長は、議事録を作成する
- 議長と、総会に出席した組合員が、議事録に署名押印する
- 組合員や利害関係者の要求があれば議事録を見せる必要がある
- 理事長は、議事録を保管する
議事録に記載する内容とは？何が必要か？
議事録には、開会から議案の議論、表決、報告など、閉会に至るまでの議事の経過と議決の結果を記載します。
こと細かく記述せず、要約したものでＯＫ
総会での話し合いなど、細かいやり取りについては、全てを議事録に記載する必要はなく、要約して記載します。
具体的に記載する必要がある項目とは？
一般的に、議事録に記載されている項目としては、
- 総会の日時
- 総会の場所
- 議長の開会宣言
- 組合員総数、議決権総数、出席組合員数、議案ごとの賛成組委員数、議決権数（本人出席数、委任状による代理人出席数）
- 提出された議案の見出し
- 議案の概要の説明
- 質疑応答（重要なもののみ）
- 総会運営での動議と、その結果
- 議案に対する動議と結果
- 議案の採決と、その結果
- 議長の閉会宣言
- 総会の閉会時刻
と言ったような内容を議事録に記載することになります。
基本的に記載すべき内容とは？
基本的に議事録に記載するのは、日時、場所、などの基本的なことをベースにしつつ「議案ごとの議決の賛否の結果」「審議は次回継続」を分かりやすく要約しておきます。
質疑内容の注意点
質疑内容については、全てを細かく記述する必要はありません。重要なものを要約して記述しておきます。
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議事録のサンプル
具体的に、どのように総会の議事録を書けばいいのか、参考になるサンプルを示しておきます。
●●●●年●月●日
●●●●管理組合
理事長 ●● ●●
●●●●管理組合
第●期 通常総会議事録
日時： ●●●●年●月●日（●曜日） ９：００～１２：００
場所： ●●●●会議室
出席者 ： 組合員総数 ●●名、 出席組合員数 ●●名（内委任状 ●●名）
議決権総数 ●●名、 出席組合員数 ●●名（内委任状 ●●名）
その他 ： ●●管理会社 、 ●●業者
議題： 第一号議案 ： ・・・・・
第二号議案 ： ・・・・・
管理規約の規定により、出席者数、出席議決権が、組合員数、議決権総数の半数に達しており本総会が成立したので、議長が開会を宣言し審議に入りました。
□第一号議案 ●●
【議案内容】
●●●●●●●●●
【協議内容】
●●●●●●●●●
【協議結果】
●●●●●●●●●
【決議結果】
賛成議決権数●●名 （内委任状による賛成●●名）
反対議決権数●●名
□第二号議案 ●●
【議案内容】
●●●●●●●●●
【協議内容】
●●●●●●●●●
【協議結果】
●●●●●●●●●
【決議結果】
賛成議決権数●●名 （内委任状による賛成●●名）
反対議決権数●●名
以上で議案の説明、議決、審議を終了し、第●期通常総会を●●時に閉会することを議長が宣言。議決内容を明確にする為に議事録を作成し、議長、及び、主席した組合員２名が、これに署名押印する。
●●●●年●月●日
●●マンション管理壽居合
議長 ●● 印
議事録署名人 ●● 印
議事録署名人 ●● 印
議事録サンプルのダウンロード可能！
総会の議事録のテンプレートは、下記からダウンロードできます。
⇒総会の議事録のテンプレート
↑クリックするとダウンロードできます。
※編集できるようにワードファイルで作成しています。
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管理会社に任せきりにしない
管理会社に議事録の作成を任せているマンション管理組合は多いと思います。理事が議事録を作らなくていいのでラクでいいですよね。しかし、管理会社の担当者によっては、管理会社に不利なことを議事録に残さない可能性もあります。
その為、議事録作成後、議長（理事長）や他の理事が、漏れはないかシッカリと確認する必要があります。
『理事会』の議事録のポイント
基本的に、理事会の議事録は、総会の議事録に準じて作成することになります。
誰が作成するのか？
議事録は、書記の理事か管理会社が作成します。
書記の理事が議事録を作成する場合
書記が議事録を作る場合には、録音などで記録をとっておくと便利です。
管理会社が議事録を作成する場合
管理会社の担当者に議事録の作成を依頼する場合は、書記の理事や議長が、「審議内容に違い、記載漏れ」「誤字・脱字」と言った点は、責任を持って必ず確認しましょう。
完成後の議事録の扱い
完成した議事録は、議長（理事長）と理事会に出席した２名の理事が署名、押印をする必要があります。
その後、原本は保管し、掲示板や回覧で、区分所有者に知らせます。
どんな議事録が必要か？
理事会の議事録は、基本的に分かりやすくまとめるのが大切です。
具体的な記述例
具体的に、どのように理事会の議事録を書けばいいのか、参考になるサンプルを示しておきます。
●●●●理事会議事録
日時： ●●●●年●月●日 ９：００～１２：００
場所： ●●●●会議室
出席者 ： ●●理事長、●●副理事長、●●理事、●●理事
その他 ： ●●管理会社 、 ●●業者
管理規約の規定により●●議長が開会を宣言。
議題： 第一号議案 ： ・・・・・
第二号議案 ： ・・・・・
□第一号議案 ●●
【議案内容】
●●●●●●●●●
【協議内容】
●●●●●●●●●
【協議結果】
●●●●●●●●●
【決議結果】
賛成議決権数●●名 （内委任状による賛成●●名）
反対議決権数●●名
□第二号議案 ●●
【議案内容】
●●●●●●●●●
【協議内容】
●●●●●●●●●
【協議結果】
●●●●●●●●●
以上、本日の議案の審議が終了したので、議長は●●時に閉会を宣言しました。
議決内容を明確にする為に議事録を作成し、議長、及び、主席理事２名が、これに署名押印する。
●●●●年●月●日
●●マンション管理壽居合
議長 ●● 印
理事 ●● 印
理事 ●● 印
議事録サンプルのダウンロード可能！
理事会の議事録のテンプレートは、下記からダウンロードできます。
⇒理事会の議事録のテンプレート
↑クリックするとダウンロードできます。
※編集できるようにワードファイルで作成しています。
議事録の作成ポイント
議事録を作成する場合は、
- 議案の議事の経過や要領と結果を分かりやすく書く。
- 質疑応答は、簡素に漏らさずに書きます。
- 見やすいように、「フォーマット・書式」「フォント」は統一する。
と言った様に、分かりやすくまとめるというのがポイントです。
まとめ
議事録の作成は、決まったテンプレートを用意しておき、総会や理事会の最中に、議事録を意識したメモを残すことで、後で、議事録の作成もスムーズにできるようになります。
ポイントは、「議案に対して、結論はどうなったのか？」を一目で分かるように書くのが大切です。
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